Тема дипломной работы: Автоматизация контроля исполнения документов

Работа содержит все необходимые файлы для выполнения сдачи. Саму работу, презентацию и доклад к презентации (в варианте docx и pptx).

Описание работы:

Цель выпускной квалификационной работы: изучение автоматизации контроля исполнения документов в информационных системах.

Задача выпускной квалификационной работы: внедрение информационной системы для автоматизации контроля исполнения документов

Объект исследования: действующая система документооборота в Управлении образования МР «Печора».

Предмет исследования: определение принципов контроля исполнения документов в Управлении образования МР «Печора» с последующей выработкой решения о выборе информационной системы для внедрения.

Методологической и информационной базой явились теоретические источники, законодательные и нормативные акты, материалы периодической печати.

Основными методами исследования при написании работы являются: методы обобщения, анализ и синтез, экспертно-аналитический, нормативный и статистический.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, списка используемой литературы и приложений. Отдельно отметим, что для наглядных материалов, которые в связи с их размером целесообразно размещать в приложении применяется сокращенная форма их обозначения в стиле «П1.1», где П обозначает приложение, первая цифра в обозначении номер приложения, вторая цифра порядковый номер рисунка, таблицы или диаграммы в приложении.

Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты исследования, теоретический анализ документооборота и принципов контроля исполнения документов, а также разработанные мероприятия по их совершенствованию преобразованы в рекомендации и предложения по внедрению системы электронного документооборота в работу всех отделов Управления образования для более качественного осуществления дальнейшей деятельности всех структурных подразделений Управления образования и упрощения контроля исполнения документов.

Оглавление

Введение 10

I Аналитическая часть 15

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области на примере Управления образования МР «Печора». Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 15

1.1.1. Характеристика учреждения и его деятельности 15

1.1.2. Организационная структура управления учреждения 17

1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС учреждения 18

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости разработки автоматизации контроля исполнения документов учреждения 22

1.2.1. Выбор комплекса задач информационной системы и характеристика существующих бизнес-процессов 24

1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 30

1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи разрабатываемой системы 32

1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 34

1.3. Исследование и анализ существующих разработок и выбор стратегии «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 35

1.3.1. Анализ существующих разработок информационных систем автоматизации контроля исполнения документов учреждения 35

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации 39

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для выполнения поставленных задач 41

1.4. Обоснование проектных решений 41

1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 41

1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению 45

1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 46

II Проектная часть 48

2.1. Разработка проекта информационной системы 48

2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта 48

2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 52

2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 52

2.2. Информационное обеспечение задачи 55

2.2.1. Информационная модель и её описание 55

2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 56

2.2.3. Характеристика результатной информации 58

2.3. Программное обеспечение задачи 60

2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 60

2.3.2. Характеристика автоматизации процесса 64

2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 67

2.3.4. Описание программных модулей 70

2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание 71

III Обоснование экономической эффективности проекта 85

3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 85

3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта 86

Заключение 89

Список использованной литературы 91

Приложения 94

Приложение 1. 94

Приложение 2. 101

Приложение 3. 113

Приложение 4. 116

Приложение 5. 117

В настоящее время работа в любой организации тесно связана с созданием различного вида документов и соответственно контроль за данным процессом является одним из главных. Соответственно для оперативного и качественного принятия управленческих решений, осуществление контроля исполнения документов является одной из важнейших частей организации рабочего процесса в организации.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. «Управление документами. Общие требования» понятие «контроль» определяется как «создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов».
Также данный ГОСТ различает два вида контроля – контроль местонахождения документов и контроль действий.
Контроль действий характеризуется:
1) определением этапов выполнения мероприятий (задач), определенных документом;
2) распределением между исполнителями ответственности за исполнение соответствующих мероприятий (задач);
3) контролем дат предполагаемого и реального исполнения всех действий, определенных документом.
Контроль местонахождения характеризуется:
1) контролем за выдачей документов и их движением среди сотрудников;
2) возврата документов на место их изначального хранения;
3) изъятие из системы управления документами для последующего уничтожения либо для передачи в архив, для дальнейшего хранения.
В целом организационно контроль исполнения документов в учреждении включает в себя:
1. Постановку документа на контроль.
2. Доведение документа до исполнителя.
3. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа, а также сроков его исполнения.
4. Текущий контроль и снятие исполненного документа с контроля.
5. Учет и обобщение результатов контроля;
6. Информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
Главным фактором контроля является эффективность. В свою очередь для повышения эффективности используют автоматизированные информационные системы электронного документооборота с функцией контроля исполнения документов, что позволяет выявить более достоверные результаты и оперативность контроля, тем самым повышая эффективность контроля исполнения документов.
Задачи, выполняемые специалистами делопроизводителями в рамках контроля исполнения документов, подлежащие автоматизации:
1. Формирование контрольной записи документа в журналах учета входящей корреспонденции.
2. Постановка документа на контроль.
3. Учет сроков исполнения документов.
5. Внесение в документ контрольных отметок.
6. Проверка отчетов исполнителей.
7. Учет переносов срока исполнения.
8. Формирование записей в журналах о «просроченных документах».
Также стоит отметить сроки исполнения документа, которые могут быть:
• типовыми (ответы на обращения, заявления о предоставлении услуг и т.д.);
• индивидуальными (запросы министерств, ведомств, различного рода срочные поручения и т.д.) которые могу ограничиваться во времени в пределах от нескольких часов до нескольких суток.
Типовые сроки регламентируются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, администраций муниципальных районов и органов местного самоуправления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. При этом, руководитель при определении индивидуального срока исполнения документа может руководствоваться либо «лучшей практикой» – примерными сроками исполнения основных видов документах, либо «установкой ограничений по времени» в связи с жатыми сроками и привлечением к исполнению документов нескольких специалистов.
Из всего вышеперечисленного следует, что тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
При этом в рамках повсеместного внедрения информационных технологий во все сферы деятельности человека традиционная система управления и контроля документооборота в организации уже не справляется со всем объемом поступающей информации и документов.
В связи с этим остро встает вопрос внедрения автоматизированных систем в организациях, направленных на ускорение и контроль процессов выполнения поручений по документам, согласования документов, процессов информирования и ознакомления сотрудников с документами и соответственно обуславливает актуальность темы автоматизированного контроля исполнения документов.
Цель выпускной квалификационной работы: изучение автоматизации контроля исполнения документов в информационных системах.
Задача выпускной квалификационной работы: внедрение информационной системы для автоматизации контроля исполнения документов в Управлении образования МР «Печора».
Управление образования МР «Печора» является отраслевым органом администрации МР «Печора» и осуществляет в пределах своей компетенции исполнительную и распорядительную функции муниципального органа управления в сфере образования, своей деятельностью обеспечивает решение вопросов местного значения в сфере образования, воспитания, опеки и попечительства и круглогодичного оздоровления, отдыха и занятости детей и подростков.
Результатом исполнения полномочий и компетенций Управления образования является генерация большого объема документов, приказов, писем, запросов и иной корреспонденции. И соответственно контроль исполнения документов становиться очень трудоемкой задачей для специалистов ответственных за документооборот в Управлении образования.
Объект исследования: действующая система документооборота в Управлении образования МР «Печора».
Предмет исследования: определение принципов контроля исполнения документов в Управлении образования МР «Печора» с последующей выработкой решения о выборе информационной системы для внедрения.
Методологической и информационной базой явились теоретические источники, законодательные и нормативные акты, материалы периодической печати.
Основными методами исследования при написании работы являются: методы обобщения, анализ и синтез, экспертно-аналитический, нормативный и статистический.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, списка используемой литературы и приложений. Отдельно отметим, что для наглядных материалов, которые в связи с их размером целесообразно размещать в приложении применяется сокращенная форма их обозначения в стиле «П1.1», где П обозначает приложение, первая цифра в обозначении номер приложения, вторая цифра порядковый номер рисунка, таблицы или диаграммы в приложении.
Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты исследования, теоретический анализ документооборота и принципов контроля исполнения документов, а также разработанные мероприятия по их совершенствованию преобразованы в рекомендации и предложения по внедрению системы электронного документооборота в работу всех отделов Управления образования для более качественного осуществления дальнейшей деятельности всех структурных подразделений Управления образования и упрощения контроля исполнения документов.

****
Техническая архитектура Управления образования МР «Печора» состоит из следующих технических средств: сервер виртуализации, виртуальный прокси-сервер для предоставления пользователям доступа к сети Интернет, сервер SMB для разграничения прав доступа к ресурсам локальной сети, пятьдесят персональных компьютеров, одно широкополосное подключение к сети Интернет и представлена следующими техническими средствами:
1. Оптический канал связи для доступа к сети Интернет (60 Mb/s, ПАО «Ростелеком» с белым статическим IP)
2. Сервер Hewlett Packard Enterprise ML10Gen9 (Intel Xeon E3-1225 v5 @ 3.30GHz, DDR4 8 GB, 2 SSD по 240 Гб и 2 HDD по 2 Тб)
3. 38 персональных копьютеров:
1) 23 ПК - Экран 17 дюймов. Процессор Intel Corе i5 2800 МГц. Память 4 Гб DDR3. SSD 240 Гб.
2) 13 ПК - Экран 19 дюймов. Процессор AMD Ryzen 3 2200g. Память 8 Гб DDR4. SSD 240 Гб.
3) 2 ПК - Экран 19 дюймов. Процессор AMD Ryzen 3 2200g. Память 16 Гб DDR4. SSD 480 Гб и HDD 1Тб.
4) 2 моноблока - Lenovo C320
5) 20 ноутбуков: 16 Lenovo G570 и 4 Lenovo G50-45
4. 10 МФУ Pantum m6500, 12 принтеров Pantum p2207, 2 МФУ Xerox WorkCentre 3025NI.
5. Локальная сеть построена на кабеле категории 5e с использованием 4 неуправляемых коммутаторов по 16 портов.
Основной сетевой маршрутизатор и коммутаторы используются от производителя «TP-LINK Technologies CO., LTD» зарекомендовавшие себя как оптимальные устройства для организации сетей малых предприятий и учреждений.
Физический сервер HPE ML10Gen9 используется в целях создания среды виртуализации для разграничения выполняемых задач по маршрутизации и файлового хранилища, а также использования средств разграничения доступа к файлам в хранилище и предоставлении прав в пользовательских системах на персональных компьютерах сотрудников.
Программная архитектура Управления образования изображена на рисунке 1.3 и состоит из: сервера виртуализации на базе VMWare ESXI 6.7 (HPE-ESXi-6.7.0-Update3-Gen9plus-670.U3.10.6.0.83), виртуального сервера на базе Debian 8 с установленным Samba и LDAP для предоставления доступа к файлам в сети и разграничению доступа в том числе для распространения групповых политик применяемых к ПК пользователей, виртуального прокси-сервера Pfsense осуществляющего контроль и разграничение трафика, операционных систем Microsoft Windows 7/8.1/10 PRO, офисных пакетов Microsoft Office 2013/2016 Plus, VipNet Client 4, КриптоПро CSP 4/5, SecretNet Studio 8, ChromiumGost или Yandex браузер для доступа к сайтам в сети Интернет. Безопасность обеспечивается антивирусным решением Kaspersky Endpoint Security.
***