В течение учебы личное дело студента пополняется оценками (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении студента, об академическом отпуске (если такой был). Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии. Студентам-мужчинам, отслужившим в армии, необходимо предоставить копию военного билета. Иногда просят предоставить свидетельства о рождении детей.
После окончания университета личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным листом, копией приказа об окончании университета, копией диплома и вкладышем с оценками, характеристикой за время учебы в ВУЗе. Прикладывается также зачетная книжка и студенческий билет. Если студенческий билет был утерян – то необходимо будет написать заявление об утере на имя ректора, а также приложить копию или вырезку из газеты с объявлением об его утере. В зачетной книжке должны быть проставлены все отметки об успеваемости, подписи декана и печати. Утерянную зачетную книжку придется восстанавливать. Со студента берется расписка о том, что ему возвращен документ о среднем образовании.
После этого личное дело студента отправляется в архив, где по закону оно должно храниться 75 лет.