Тема дипломной работы: Обеспечение сохранности документальных источников организации

Введение. 4

1.
Теоретические аспекты обеспечения сохранности документальных источников
организации. 7

1.1
Понятие оперативного хранения документов. 7

1.2
Понятие, форма и составление номенклатуры дел. 9

1.3
Правила формирования дел. 18

1.4
Требования к формированию дел. 20

1.5
Современные средства оперативного хранения документов. 23

1.6
Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях. 25

1.7
Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное
пользование при хранении в структурных подразделениях. 28

1.8
Основные требования к хранению документов в организации. 30

2.
Анализ сохранности документальных источников в делопроизводстве ОАО
«Новосибирское областное агентство ипотечного кредитования». 32

2.1.
Краткая характеристика ОАО «НОАИК». 32

2.2.
Организация документационного обеспечения деятельности Агентства. 38

2.3.
Анализ работы архива предприятия. 47

3.
Совершенствование организации сохранности документальных источников в ОАО
«Новосибирское областное агентство ипотечного кредитования». 60

3.1.
Обучение персонала в области управления и хранения документами. 60

3.2.
Рекомендации по совершенствованию оценки эффективности документооборота и
контролю движения дел. 66

3.3.
Применение современных технологий. 72

Заключение. 79

Библиографический
список. 81

Приложение
1. 85

Приложение
2. 88

Приложение
3. 90

Приложение
4. 91

Приложение
5. 92

Приложение 6. 93

Приложение 7. 96

Приложение
8. 97

Приложение
9. 98

Приложение 10

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных или утерянных документов.

Важной частью документационного обеспечения управления является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – постоянно.

Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании дипломной работы.

Это законодательная база, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ;

нормативно-методическая база:

ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы в делопроизводстве. Основным документом в данной области являются и "Основные правила работы ведомственных архивов".

Вопросы, касающиеся организации хранения документов в делопроизводстве, довольно хорошо освещены в учебной литературе по ДОУ, например, у таких авторов как Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство для колледжей». В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.

  99

Очень важную роль играет обучение всего персонала организации по вопросам, связанным с управлением документами и их архивным хранением.
Сотрудники секретариатов и общих отделов являются основными потребителями всех преимуществ, предлагаемых системами электронного документооборота, и вместе с тем, как это ни парадоксально, основными противниками всего нового. Годами наработанные навыки становятся привычкой, а большая загруженность по основной деятельности не дает возможности изучать новые тенденции и применять их на практике.
Для специалистов ДОУ тренинги, входящие в план работ по внедрению СЭД, должны стать своеобразными курсами повышения квалификации, роста мастерства и профессионализма. В программу обучения можно не включать основы документооборота и делопроизводства, а вот решению прикладных задач с помощью СЭД (создание, согласование, утверждение, регистрация, архивирование документа и пр.) необходимо уделить особое внимание.
Занятия с делопроизводителями необходимо проводить в виде практических занятий. Специалисты должны на практике освоить принципы работы в новой среде. Им необходимо поупражняться в создании регистрационно-контрольных карточек документов (ввод реквизитов, работа со справочниками, ввод содержания), установке связей между документами, регистрации, осуществлении процесса ознакомления, создании ответных документов, вводе резолюций, постановке/снятии с контроля исполнения документов и поручений по ним, установке отметки о доставке, реализации учета движения экземпляров документов, передачи документов в дело, а также поиске информации по формам и создании отчетов.
В первой главе исследования проводится обзор теории по теме.
В результате изучения литературы было определено понятие оперативного хранения документов, рассмотрены современные средства оперативного хранения, а так же раскрыт порядок обеспечения сохранности документов. Оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.
Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа.
Во второй главе работы проведен анализ сохранности документальных источников в ОАО «НОАИК». В результате исследования мы выяснили, что Деятельность ОАО «НОАИК» обеспечивается системой взаимоcвязанной управленческой и иной документации, составляющей его документационную базу. Система работы с документами в Организации строится на основе единой нормативной базы, обеспечивающей оперативное прохождение документов независимо от вида носителя (в бумажном или электронном виде) и направленной на повышение прозрачности и качества информационных потоков в организации.
Согласно Положению об архиве, документы ОАО «Новосибирское областное агентство ипотечного кредитования» имеющие экономическое и политическое значение для Агентства в соответствии с Положением о конфиденциальной информации ОАО «НОАИК», составляют коммерческую тайну Агентства, являются собственностью Агентства и подлежат постоянному хранению в архиве Агентства. Также постоянному хранению в архиве Агентства подлежат документы, входящие в состав кредитных дел граждан – клиентов Агентства (Заемщиков).
С целью обеспечения контроля исполнения документов, контрольный срок исполнения которых определен законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами ОАО «НОАИК» либо резолюцией руководителя ОАО «НОАИК» разработано Положение об обеспечении контроля исполнения документов. Организация работы по постановке и осуществлению контроля возложена на отдел корпоративных отношений и документооборота.
Так же были выявлены некоторые проблемы: рост объема документов; проблема архивных площадей - наблюдается дефицит полок для дальнейшего приема документов; длительное хранение и интенсивное использование документов приводят к ухудшению физического состояния их материальной основы, а в ряде случаев и «затуханию» текстов; текучесть кадров; проблема установления и отслеживания сроков хранения документов; проблемы стыковки бумажного и электронного документооборота.
В третьей главе даны рекомендации по совершенствованию организации сохранности документальных источников в ОАО «НОАИК»: проведение мер по развитию и совершенствованию материально-технической базы архива; проведение на предприятии рейтинговой оценки эффективности документооборота подразделений; обучение всего персонала организации по вопросам, связанным с управлением документами и их архивным хранением; своевременное проведение процедуры утилизации документов временного срока хранения.