Тема дипломной работы: НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ КАДАСТРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

СОДЕРЖАНИЕ

Введение..................................................................................................................4

1 Теоретические и нормативно-методические основы организации хранения кадастровой
документации.………....7

1.1 Характеристика нормативно-правовой и методической базы архивного хранения документации в Российской Федерации..................................................7

1.2 Понятие и назначение кадастрового дела.........................................................11

1.3 Преимущества электронного архива кадастровых дел....................................14

1.4 Организация электронного документооборота................................................16

1.5 Информационные системы архивного хранения электронных документов……………………….19

2 Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел……………………………………………………….…….21

2.1 Анализ организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» г.
Уфа.........................................................................................21

2.2 Основные положения стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов.............................25

2.3 Приоритетные направления реализации Стратегии.........................................28

2.4 Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра".................................................29

2.5 Мероприятия по переводу в электронную форму бумажных документов в Росреестре, в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра"....................................31

Заключение…......................................................................................................51

Библиографический список…………………..........................................53

Приложения………………………………………………………….……..…56

Введение

Архивное хранение документов является обеспечительным, вспомогательным процессом в деятельности любой организации как государственного, так и коммерческого и некоммерческого секторов экономики. Поэтому проблемы этой сферы не часто становятся предметом широкой дискуссии. Кажется, что эту тему должны обсуждать только документоведы и архивисты в соответствующих профессиональных изданиях.

Но в условиях глобального перехода с бумажного на электронный 3 документооборот проблема архивного хранения становится более актуальной. В современных условиях хранение документов затрагивает уже не только документоведение, но становится и перспективным направлением развития IT-сферы.

С ростом количества поданных документов для получения государственных услуг Росреестра, хранение таких документов в бумажном виде приводит к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ, а также к затруднению текущей регистрационной и учетной деятельности. Кадастровая палата участвует в работе по переводу в электронную форму документов, созданию централизованных
архивохранилищ бумажных документов для дальнейшего эффективного архивного хранения в бумажном виде документов и созданию электронных архивов документов с целью оперативного использования документов в электронной форме в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Отказ от бумажных документов в пользу электронных создает предпосылки для дальнейшего сокращения сроков и переходу к экстерриториальному принципу оказания государственных услуг Росреестра,

Создание электронного архива кадастровых дел — один из факторов повышения качества принимаемых решений в процессе предоставления государственных услуг по государственному кадастровому учету. Отказ от бумажных документов в пользу электронных создает предпосылки для дальнейшего сокращения сроков и переходу к экстерриториальному принципу оказания государственных услуг

Объект исследования – организация архивного хранения документов.

Предмет исследования – организация ведомственного хранения документов в филиале ФГБУ
«ФКП Росреестра» по Республике Башкортостан.

Цель выпускной квалификационной работы – анализ хранения документации государственного кадастра недвижимости в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Республике Башкортостан и разработка предложений по его совершенствованию.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1)    рассмотреть особенности организации архивного хранения документов в Российской Федерации.

2)   охарактеризовать нормативно-правовую и методическую базу архивного хранения документации.

3)   выделить особенности организации ведомственного хранения документов в Российской Федерации.

4)    дать общую характеристику филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» по по Республике Башкортостан.

5)  провести анализ организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Республике Башкортостан.

6)     выделить проблемы хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Республике Башкортостан.

7)    предложить направления электронного совершенствования хранения документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Республике Башкортостан и дать оценку их эффективности.

Для решения поставленных задач в данной работе использовался системный подход и системный анализ. Применялись такие методы сбора информации, как изучение и анализ документов, сравнение и аналитика.

В ходе работы выпускной квалификационной работы была использована учебная литература: Е.В. Алексеева «Архивоведение», А.Н. Белов «Делопроизводство и документ», Т.В. Кузнецова «Документационное обеспечение управления», О.Г.

Леонтьева «Архивы в современном мире», М.Ю. Рогожин «Документационное обеспечение управления». В каждом из этих изданий рассматриваются вопросы, связанные с архивных хранением документов.

1.1 Характеристика нормативно-правовой и методической базы архивного хранения документации в российской федерации
Общенациональное архивное законодательство появляется на той стадии развития архивов и архивного дела, когда возникает необходимость регулирования значительного информационного массива, сосредоточенного в архивах. Архивное законодательство, как правило, формируется из ведомственных прав на хранение, уничтожение и использование документов. При помощи архивного законодательства происходит управление комплексами документов, называемых архивами.
Принципы архивного законодательства можно определить как:
- обеспечение целостности и безопасности архивов, защиту сохранности архивного наследия, являющегося частью культурного наследия нации;- обеспечение доступа к архивной информации, в том числе физического доступа в архивы;
- обеспечение независимости архивов от политических, экономических и других интересов правящей элиты. В определенные моменты существования общества и государства архивное законодательство обеспечивает также централизацию управления архивами, посредством создания органов управления архивным делом.
Архивное дело в нашей стране в настоящее время регулируется рядом нормативно-правовых актов:
1) Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
2) основными правилами работы архивов организаций, 2002 г.
3) перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06 октября 2000 г.
4) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. Издательство стандартов, 1998 г.
5) о внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках организациях Российской академии наук: приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2009 г.
6) об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда РФ: приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г.
7) методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, 2009 г.
8) законами, имеющими специальную область регулирования (Закон РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Закон РФ от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»), и другие [9].
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», к полномочиям Российской Федерации в области архивного дела относятся:
1) разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела.
2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил.
3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
- федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;
- федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации;
- государственных внебюджетных фондов;
- академий наук Российской Федерации, имеющих государственный статус, и входящих в них организаций;
- федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений, в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;
4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.
5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.
К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся (ст. 4. п. 2 Федерального закона № 125-ФЗ):
1) проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации.
2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
- государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;
- органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;
- государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации.
3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований [11].
К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся (ст. 4. п. 3 Федерального закона № 125-ФЗ):
1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
- органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;
- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений.
2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
В соответствии с законодательством, орган местного самоуправления муниципального района, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.
В соответствии с законодательством, право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.
Таким образом, государство выступает гарантом прав, предусмотренных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным законом, обеспечивается развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной политики.
«Положение об архивном фонде Российской Федерации» в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами [11].