Тема дипломной работы: Анализ разработки информационно-справочной документации на примере конкретного предприятия

Данная работа состоит из 2-х частей. Первая часть является теоретической, в ней раскрываются понятие, виды и правила оформления информационно-распорядительной документации. Вторая - практической, в ней производится анализ информационно-справочной документации определенной организации.

Существуют различные разновидности актов:
- Инвентаризации;
- Акты сдачи-приемки определенных работ;
- Акты испытаний (различного оборудования, определенных тех-нологий и систем);
- Приема-сдачи;
- Ревизии;
- Акты обследования (условий труда, пожарной безопасности);
- Приема-передачи;
- Расследование аварий, несчастный случаев и др.
Акты составляются не менее двумя составителями (коллегиально). Могут составляться как временными комиссиями, так и постоянными комиссиями.
Для большинства видов актов существуют унифицированные формы, но если ее не существует, то акт может составляться в свободной форме на стандартных листах с указанием наименования организации, должностей и фамилий лиц, которые составили документ.
Текст акта состоит из 2-х частей: вводной и констатирующей
В вводной части необходимо указать:
- Основания составления (определенный документ с указанием да-ты и номера);
- Председателя и членов комиссии или сведения о составителях.
А в констатирующей части излагаются сущность, характер, сроки и методы проделанной работы, факты, выводы, предложения и заключение.
Содержание акта может быть в форме таблицы и быть разделено на пункты.
Акты обследований и проверок должны содержать не только установ-ленные факты, но и выводы, рекомендации и предложения, если были выявлены нарушения.
В конце акта указывается количество составленных экземпляров, оно определяется количеством сторон, которые заинтересованы в нем.
При наличии приложений их указывают после отметки о количестве экземпляров.
Докладная записка – документ, который адресовывается руководителю определенной организации и содержит изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями заявителя. Пример на Рисунке 4.
Рисунок 4 – пример оформления докладной записки

Докладные записки чаще всего из всех видов информационно-справочной документации служат основанием для создания распорядитель-ных документов. Так как докладные записки призывают к решению опреде-ленных вопросов.
Докладные записки составляются по деланию работника или по зада-нию руководителя. Она предоставляется руководителю подразделения, его заместителю или руководителю организации.
Автором докладной записки может выступать:
- Работник;
- Руководитель самостоятельного структурного подразделения,
- Если адресат – заместитель руководителя или руководитель ор-ганизации;
- Заместитель руководителя, если докладная на руководителя ор-ганизации.
- Руководитель структурного подразделения, в случае если записка составляется на имя руководителя структурного подразделения, в состав которого входит отдел;
Докладные записки выполняют информационную функцию и высту-пают в роли документов, которые инициируют выработку и принятие управленческих решений.
Текст докладной записки составляется по тем же правилам, что и текст делового письма.
Служебная записка – документ, схожий с докладной запиской, но со-ставляющийся в целях обмена информацией между структурными подразделениями. Пример изображен на рисунке 5.