Тема шпаргалки: Шпоргалки по организационному проекту

1.     Задачи организационного проекта.

Организационное проектирование – это разработка системы управления вновь создаваемой организации или совершенствование системы управления действующей организации.

Цель организационного проектирования – создание эффективной системы управления при формировании новой организации, и поддержание ее в нормальном состоянии при функционировании действующей
организации.

Задачи орг.проектирования:

- создание, разработка производственной организационной структуры и структуры управления организации.

- разработка или переработка документов, регламентирующие деятельность организации

- подбор персонала организации

- нормирование трудовой деятельности персонала организации

- внедрение организ.проекта

- оценка эффективности орг.проекта и т.д.

Орг.проектирование может проводится и в отдельных структурах, подразделениях организации.

Главные направления орг.проектирования: Композиция, Структуризация, Регламентация, Ориентация.

Композиция – это разработка общей структурной схемы организации с учетом технологических, информационных и иных взаимосвязей между подразделениями и отдельными работниками.

В ее рамках формируются общие требования к механизму функционирования и характеру взаимодействия отдельных элементов организации (кто кому подчиняется), а также принципы подбора и продвижения
кадров, оплаты их труда, материального стимулирования.

В процессе структуризации в любом направления орг.проектирования, исходя из орг.целей определяется состав подразделений, их внутренняя структура, задачи, стоящие перед ними и их
сотрудниками.

Под регламентацией понимается разработка правил, процедур, инструкций, нормативов, которыми
должны руководствоваться сотрудники организации в повседневной деятельности.

А также определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов, выполнения тех или иных операций.

Важным объектом регламентации является информации, ее содержание, периодичность поступления или ее предоставления.

Регламентация обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся управленческих действий, независимо от особенностей тех, кто их выполняет.

Основные регламентационные документы:

- Устав

- Положение об организации, ее подразделениях, о высших должностных лицах

- Графики работы сотрудников

- Графики приема посетителей

- Штатное расписание

- Должностные инструкции и т.д.

Ориентация заключается в создании условий для упорядочивания положения и движения субъектов и материальных объектов в рамках организации.

Она бывает нумерационной (шифры папок в архиве), словесной (табличка на двери с наименованием), словесно-нумерационной (комбинация того, и другого), символической (дор. Знак), графической (схемы
эвакуации при пожаре), световой (различная окраска стен).

2. Понятие организационной структуры, история её изучения.
Организационная структура включает в себя две составные части – структуру и организацию. Под структурой понимается форма упорядоченности элементов системы, совокупность взаимосвязанных звеньев, образующих систему практически и независимо от ее элементов и целей, в то время как организация элементов системы внутри и вне ее непосредственно зависит от реализуемых целей и свойств самих элементов. Организация не имеет самостоятельного воплощения, проявляясь через структуру. Организационные отношения имеют более существенное значение по сравнению с управленческими, т.к. последние действуют только в общественных системах и только при побуждении людей к целесообразному действию. Термин «организация» с французского переводится как строение, устройство чего-либо. В менеджменте это понятие используется для обозначения совокупности людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели с использованием принципов разделения труда, обязанностей и на основе определенной структуры.
Понятие «структура» в переводе с латинского обозначает расположение и связь составных частей чего-либо, строение. В теории менеджмента словосочетание «организационная структура» чаще всего используется для обозначения внутреннего строения организации, совокупности взаимосвязей между подразделениями и членами организации. Структура - один из важнейших компонентов системы, отличающейся от структуры наличием целевой ориентации и придающей системе определенную направленность.
Организационная структура в системе управления имеет скелетообразующее значение, т.е. является хребтом организации. Она отражает уровень социально-экономического развития субъекта управления, степень технико-технологической зрелости, формы организации производства и другие объективные признаки развития объекта и субъекта управления, ее философию и стратегию.
В современной специальной литературе можно встретить около трех десятков определений организационной структуры управления. Среди них имеются и специальные исследования, посвященные разработке понятийного аппарата данного явления. Анализ проведенных исследований позволяет выделить четыре сформировавшихся подхода к определению организационной структуры управления.
Сторонники первого подхода характеризуют организационную структуру управления как состав или единство некоторой совокупности органов управления. Концентрацией исходной позиции сторонников данной точки зрения можно считать определение, сформулированное в ГОСТ 24.525. 0-80 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Основные положения», в соответствии с которым под организационной структурой управления производственным предприятием понимается упорядоченная совокупность органов, управляющих деятельностью производственного предприятия.
Сторонники второго подхода характеризуют организационную структуру не только как состав, но и как взаимосвязь структурных элементов. Примером подобного подхода может служить определение, сформулированное И.И. Корольковым, который рассматривает организационную структуру как отражение состава ее элементов в единстве с их расположением в системе и способом взаимосвязей и взаимодействий.
Сторонники третьего подхода акцентируют внимание исключительно на закрепляемых организационной структурой связях между элементами. Так, В. Г. Афанасьев указывает, что организационная структура - это специфический способ взаимосвязи и взаимодействия образующих ее компонентов.
Четвертую группу специалистов объединяет позиция, согласно которой наиболее важным при определении понятия организационной структуры считается отражение ее инвариантного аспекта. Необходимые предпосылки для такого понимания организационной структуры формулирует, в частности, Н. Ф. Овчинников, выделяя в этом понятии устойчивое единство элементов и их отношений в целостной системе.
Таким образом, при рассмотрении сущности организационной структуры управления, исходят из положения, согласно которому она представляет собой внутреннюю структуру организации: определяет состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение функций по подразделениям и органам управления. В рамках структуры протекает управленческий процесс – движение информации и принятие управленческих решений. Определение организационной структуры включает систему целей и их распределение между различными подразделениями, отношения между структурными звеньями, распределение ответственности, полномочий и прав. Наконец, организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, вступающие во взаимоотношения для решения поставленных целей. 
3. Исследование влияния внешней среды на проектирование организации.
Исследование влияния внешней среды на проектирование организации включает следующие этапы:
Первый этап — выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания).
Второй этап — выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия.
Третий этап — определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определённость, обратная связь).
Четвертый этап — проектирование каждого элемента организационной структуры с учётом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать.
Пятый этап — формирование механизма управления с учётом специфики элементов организационной структуры и её внешней среды.
4. Методы построения организационных структур управления.
Проблемы формирования, совершенствования, рационализации организационных структур управления, остро стоящие на повестке дня, решаются с позиций различных методов их построения. Универсального метода формирования организационных структур управления не существует. Каждому из известных методов присущи границы его применения и ни один из них в отдельности не соответствует в полной мере задачам обеспечения развития системы управления производственной организации в ситуации динамично изменяющейся внешней среды. Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые хорошо зарекомендовали себя в организациях аналогичного типа. Метод структуризации целей, который основывается на цепочке последо¬вательных шагов от определения и формулирования главной цели предприятия к декомпозиции её на составные части или подцели, затем от целей к функциям. От функций переходят к составу структурных единиц, к их соподчинённости и установлению коммуникаций. Состав подцелей детерминируется необходимым для её достижения набором ресурсов. В результате повторяющейся процедуры декомпозиции, образуется иерархия целей, получившая название «дерева целей». Деятельность по обеспечению достижения каждой цели становится функциональной обязанностью структурной единицы. Каждый последующий уровень подцелей является средством реализации вышерасположенной цели. При совершенствовании структур управления метод предусматривает не только выработку системы целей организации, но и анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. Экспертно-аналитический включает диагностический анализ существующей системы управления и выработку рекомендаций по совершенствованию организационных структур управления на основе заключения экспертов. Метод позволяет обобщить и реализовать наиболее передовые тенденции в области организации управления. Метод организационного моделирования, состоящий в разработке формализованной организационной системы с помощью экономико-математического моделирования. В настоящее время нет единой классификации формализованных моделей. Теоретически наиболее исследованы оптимизационные модели, в которых выделяют две группы: модели, в которых критерий эффективности оргструктуры отражает конечные результаты деятельности предприятия, и модели, основанные на использовании косвенных критериев эффективности. Метод не получил пока широкого распространения и значимой практической реализации из-за сложности и трудоёмкости моделирования структур управления, что не исключает использование его как вспомогательный научно-аналитический инструмент для поиска, обоснования и выбора рациональных решений по формированию организационных структур управления. Программно-целевой метод, на основе которого формируются структуры, ориентированные на ускоренную реализацию программ и проектов. Они создаются, как правило, на временной основе, т.е. на период реализации проекта, программы, решения проблемы.
На практике в основном используются методы аналогий и значительно меньше экспертных оценок. Широкое распространение получил программно-целевой метод и, только в последнее время, разработчики оргструктур начинают все больше обращаться к методам структуризации целей и организационного моделирования, рассматривая систему целей организации как основу структуризации.
При построении организационных структур выделяют три основные этапа:
- формирование общей структурной схемы аппарата управления (стадия «композиции»);
- разработка состава основных подразделений и связей между ними (стадия «структуризации»);
- разработка характеристик и процедур управленческой деятельности (стадия «регламентации»).