Студенческий портал

admin@studynote.ru
/ Регистрация
X
Помощь студенту > Готовые работы > Контрольные работы > Контрольные работы по документоведению и архивоведению > Канцелярия и документооборот отдела. Канцелярия и специализированное делопроизводство. Примеры. Особенности

Тема контрольной работы: Канцелярия и документооборот отдела. Канцелярия и специализированное делопроизводство. Примеры. Особенности

210 рублей
Купить

или

Заказать новую работу

Более 20 способов оплатить! После оплаты вы получаете ссылку на скачивание. Гарантия на - 3 дня. Исключительно в ознакомительных целях! Все вопросы admin@studynote.ru

  • Общая информация
  • Описание работы
  • Дополнительная информация

    (фрагменты работы)

Учебное заведение: Другие города > ДРУГОЕ
Тип работы: Контрольные работы
Категория: Документоведение и архивоведение, Другие специализации
Год сдачи: 2015
Количество страниц: 21
Оценка: 4
Рейтинг работы:

Оглавление


 


1. Задание.................................................................................................................3


2. Канцелярия и документооборот отдела............................................................4


3. Канцелярия и специализированное делопроизводство...................................6


4. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности...............7


5. Средства автоматизации документооборота..................................................14


6. Литература.........................................................................................................21


 

Канцелярия и документооборот отдела


 


Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.


Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия. 
Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.
Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.


Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.


Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют "вешать собак" за вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях. 


На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.