Тема дипломной работы: Оптимизация документооборота (на примере ООО «Новые бетонные технологии»)

Актуальность темы выпускной квалификационной работы «Оптимизация документооборота  (на примере ООО «Новые бетонные технологии»)» состоит  в том,  что документационное обеспечение управления –
это направление деятельности, заключающееся в  составлении, оформлении документов, их обработке и
хранении. Документооборот является одним из важнейших компонентов, необходимым для ведения управленческой деятельности организации. Четко выстроенный  документооборот является предпосылкой успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности структурных подразделений
и взаимодействия между ними, поскольку в документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми.

При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряются прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Целью написания выпускной квалификационной работы является изучение теоретических аспектов организации документооборота, а также разработка практических рекомендаций по совершенствованию документооборота и оценка их эффективности.

Объектом исследования является Общество с Ограниченной ответственностью «Новые Бетонные Технологии».

Предметом исследования - организация движения документов внутри предприятия, пути и методы оптимизации документооборота.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, отличающих его от других материальных объектов. Признак отражает внешнюю примету, а свойство отражает внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно, а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
Совокупность входящих, исходящий и внутренних документов организации образует документооборот. От эффективности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. При условии неправильной или несвоевременной обработки документов, существует риск, связанный с ухудшением экономических показателей организации. Особенно важно учитывать финансовые данные организации. Поэтoму рациональной организации документооборота, быстроте и четкoсти обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Основу современного документооборота составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.
В настоящее время в российском делопроизводстве используется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных организациях.

На небольших предприятиях организация документооборота полностью лежит на плечах секретаря. Секретарь – это сотрудник, без которого сложно представить деятельность организации; это правая рука руководителя, сотрудник, обладающий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия.
Помимо своих прямых обязанностей, которых немало, секретарь может являться еще, и переводчиком, и офис - менеджером, и даже менеджером по продажам или закупкам (например, канцтовары, обеды, мебель, питьевая вода в офис и прочее).

Правильная организация документационного процесса влечет за собой оперативность работы. В случае задержки документов информация может стать неактуальной, следовательно, бесполезной, а также ставит сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы.
Стоит начать с операций по работе с входящей документацией, а именно ее прохождение и порядок исполнения.

Хранение документации занимает немаловажное место в системе организации документооборота. Здесь необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел с учетом удобства их использования.

ООО «НБТ» располагает собственным парком высокотехнологичного оборудования, что даёт возможность производить качественную продукцию на своей территории, исключая лишние временные и финансовые затраты. В последние годы организация приобрела новую производственную площадку и технологическую линию. ООО «НБТ» было создано с целью удовлетворения общественных потребностей в продукции, работах и услугах, с целью производства бетонов и других строительных материалов, производства и изготовления строительных материалов, продукции производственно-технического назначения, удовлетворения объединения экономических, интеллектуальных и финансовых возможностей и ресурсов Участников для ведения хозяйственной и иной деятельности с целью получения прибыли.

Основное направление деятельности ООО "НБТ" - производство и реализация технологической оснастки для монолитного бетоностроения. Удачные конструкторские и технологические решения, надежность, высокое качество, привлекательный товарный вид, широкий ассортимент изделий, доступная цена — основные показатели выпускаемой продукции.

Изменения законодательной базы в стране, экономические и политические условия, а также специфика учреждения и расширение клиентской базы повлекло за собой увеличение объема потоков входящей и исходящей документации. Говоря о внутренних документах, отмечено следующее: количество внутренних документов возрастает за счет постоянно меняющегося кадрового состава работников администрации, направления деятельности самого учреждения и структурных отделов. ООО «НБТ» носит производственный характер, присутствует фактор сезонности. Это подразумевает разницу потока документации в начале и конце года, а также в периоды погодных условий (по месяцам), когда предприятие имеет большую или меньшую производительность.

В ООО «НБТ» в цепочке обработки и движения документов выделяют этапы:
1. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов. Текст документа должен содержать только необходимую и понятную для восприятия информацию, четко излагать суть вопроса и сроки исполнения для того, чтобы секретарь мог правильно распределить весь поток документации среди инженерно-технических работников (ИТР).

Совершенствование документооборота для ООО «НБТ» - это внедрение электронного документационного обеспечения (ЭДО). Удобство безбумажных технологий очевидно, но главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой и более четкой организации бизнес-процессов компании.
Система электронного документооборота (СЭД) позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Помимо решения основных задач, связанных с построением единой информационной среды организации, создание СЭД нередко приводит к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения, переходу на новые технологические стандарты, а в ряде случаев - к переходу информационной инфраструктуры организации на новый качественный уровень.