Тема дипломной работы: Организация учёта и хранения документов на примере архива РОСРЕЕСТРА ХМАО-ЮГРЫ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЁТА И ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.. 6

1.1 Основные понятия учета и сохранности документов в
государственном (ведомственном) архиве. 6

1.2. Общие требования к учетным документам. 14

1.3 Система учета документации в архивном фонде. 19

1.3.1 Учет поступления архивных документов в архив. 19

1.3.2 Учет выбытия архивных документов. 20

1.3.3 Учет документов особой ценности. 21

1.3.4 Страховой фонд. 22

1.4. Организация хранения документов в архивном фонде. 24

1.4.1 Организация хранения архивных документов в архивохранилище. 24

1.4.2 Оборудование архивохранилища средствами хранения. 25

1.4.3 Режимы хранения документов. 28

1.4.4 Проверка наличия и состояния архивных документов.
Организация розыска необнаруженных документов. 32

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЁТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ
АРХИВА РОСРЕЕСТРА ХМАО-ЮГРЫ.. 36

2.1 Краткая характеристика архива  Управления Росреестра по ХМАО-Югре  36

2.1.1 Общие сведения об организации, структура организации. 36

2.1.2 Задачи и функции архива Росреестра по ХМАО-Югре. 41

2.2 Состав и содержание документов, находящихся  в архиве Росреестра ХМАО-Югры   43

2.3 Порядок учёта дел, подлежащих хранению  в
архиве Росреестра ХМАО-Югры   44

2.4 Требования к сохранности и хранению документов  в архиве Росреестра ХМАО-Югры.. 51

2.5 Предложения по совершенствованию учёта и хранения
документов в архиве Росреестра ХМАО-Югры.. 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 61

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 66

ПРИЛОЖЕНИЕ А Форма книги учёта поступления дел, документов. 71

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Форма ведения Списка Фондов. 72

ПРИЛОЖЕНИЕ В Форма листа-заверителя дела. 73

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Форма Акта-приема на хранение архивных
документов. 74

ПРИЛОЖЕНИЕ
Д Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение  75

ПРИЛОЖЕНИЕ Е Форма акта об утрате документа. 76

ВВЕДЕНИЕ

Документ является одним
из главных видов социальной информации, которая как важнейший ресурс
человечества обладает уникальным свойством: в отличие от физических ресурсов
она при употреблении не сокращается, а, напротив, возрастает.
Научно-техническая революция углубила и обострила кризис информации
(«информационный взрыв», сопровождающийся «информационным голодом»), выход из
которого в очень большой степени зависит от организации информационных
процессов, автоматизации производства, хранения и условий распространения
информации.

Ежедневно в
организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество
различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок
хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для
того чтобы найти нужный документ, была разработана примерная система
организации учета и хранения документов в государственных архивах. Соблюдение
всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить
важные документы.

Для отражения
материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и
постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ [1]. Разновидностями
архивного фонда являются:

- архивный фонд
государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий
из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный
фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более
организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически
обусловленные связи;

- архивный фонд личного
происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и
деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных
в состав Архивного фонда Российской Федерации.

По степени ценности
документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные
и уникальные. Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации
документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности,
места хранения и формы собственности, являются ценными [3].

Государственные архивы - это
специализированные государственные учреждения, основное звено системы
учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного)
хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской
Федерации [1] они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их
сохранность, комплектуются документами государственных организаций и
передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц;
создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и
информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных
документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание
органов государственной власти и самостоятельное использование архивных
документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения
общественных потребностей в ретроспективной документной информации [1].

Образующаяся в работе
учреждений документация отражает различные стороны деятельности работников в
сфере науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов
государственного и хозяйственного управления. Информация, которая содержится в
данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях
народа и представляет собой историческую ценность.

Актуальность выбранной мной темы объясняется тем,
что мероприятия по организации учета и хранения архивных документов, которые
представляют материальную и духовную жизнь общества, имея историческое,
научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение,
являются крайне необходимыми для сохранения сведений об исторических событиях
нашей страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития
населяющих народов и народностей.

Целью дипломной работы является исследование системы
учета и обеспечения хранения документов в
Федеральной
службе государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр)
ХМАО-ЮГРЫ.

Для достижения цели
необходимо реализовать ряд задач:

1 Изучить
современную систему учета и хранения архивных документов.

2 Изучить
задачи и функции архива  Росреестра по ХМАО-Югре, состав и содержание
документов, находящихся в архиве Росреестра ХМАО-Югры.

3 Рассмотреть
практические аспекты организации учета и хранения документов на примере архива
Росреестра ХМАО-ЮГРЫ.

Объектом исследования в работе является Федеральная
служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр)
ХМАО-ЮГРЫ.

Предметом исследования являются система организации учета
хранения документов в архиве РОСРЕЕСТРА ХМАО-ЮГРЫ».

Источниками написания
теоретической основы данной
работы являются федеральные законы, правила и нормативные акты (например,
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[1]; Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ [6]),
научные труды авторов, таких как А. Д. Тельчаров, Ж.Ф. Сергазин, З.В. Крайская
и др.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЁТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1 Основные понятия учета и сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива. Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», а также в законах: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [7], Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 [6], Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации" [1].
Учет архивных документов - это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве. Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция) и единица хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде. Кроме основных единиц учета в архивах, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета. Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения [6].
Учет архивных документов, которые хранятся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива (возлагается на специально выделенного работника), ответственных за организацию комплектования архива архивными документами. Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно. В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.
Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета [30].
Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [7]. Учету подлежат:
- хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
- документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) [1]. На рисунке 1 представлены элементы архивного шифра.

Рисунок 1 – Элементы архивного шифра
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Как мы видим, на рисунке 2, выделено два архива учета документов.

Рисунок 2 – Ведение учета архивных документов

Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы государственного архива [8].
Государственный учет в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам государственных архивов, но их меньше по количеству. Ряд учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах. Основными учетными единицами являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела) [4].
Документы, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, которые хранят документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд.
Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов.
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой - учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй — описанные документы. Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный государственным архивом. Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу "крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации - фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период.
На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны. Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.
На каждый фонд в архиве заводится дело, которое включает в себя документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в государственный архив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления. Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.
В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива) [1].
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения — централизованный учет или хранилище). На рисунке 3 мы выделяем основные учетные документы в государственном архиве. Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета [31].

Рисунок 3 – Учётные документы в государственном архиве

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр. Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные документы. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других — реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей; книги учета документов, передаваемых в другие архивы и т.д. Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись [1].
Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в государственном архиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя.
Инвентарная книга по учету документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни, лаковые миниатюры и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделе централизованного учета, второй — у материально ответственного лица, третий — в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда — по порядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела [6].
Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов (температурно-влажностный, противопожарный и др. режимы); топографирование документов; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов; применение специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) [8].
Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в Архивный фонд Российской Федерации массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а, следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому наиболее ценные документы часто тонут в официальных документах массового характера.
В архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их учета и сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.